Fakta

Fem tips som underlättar införandet av beslutsstöd

1. Hitta referenser, framför allt i den egna branschen. Ifall kundreferensen är från en annan bransch, ställ frågor till kund och leverantören om hur lösningen ska kunna ”översättas” till det egna företaget, inte bara tekniskt. Runsvensgruppen har haft erfarenhetsutbyte med Team Sportia.

2. Avgränsa, framför allt i början. Grunden för beslutsstödet är till en början att hantera analys- och rapportbehov och därefter bygga ut till mer affärsstödjande beslutsfattande. Börja begränsat och bygg ut, ett beslutsstöd blir aldrig heltklart.

3. Få med användarna. Införandet får inte bli ett isolerat projekt på it-avdelningen. Det handlar både om användaranpassning och att skapa delaktighet. Beslutsstöd misslyckas lätt på grund av att förväntningarna från affärsenheterna är andra än de verktyg som levereras.

4. Affärsorientera. Arbeta fram funktioner där det går att se snabba och tydliga resultat, i Runsvensgruppens fall försäljning och på sikt lagerinformation. Ha olika delar med i projektgruppen, exempelvis controller, logistiktekniker och säljledare.

5. Håll framtiden öppen. Beslutsstöd är inte ett system som man köper in en gång och sedan kör. ”Den dagen beslutsstödet är klart har verksamheten slutat utvecklas”, säger Peter Adell. Det gäller att jobba fram lösningar som är flexibla och framtidsorienterade.

Runsvengruppen

Verksamhet: Försäljning via lågprisbutiker.

Antal anställda: 1 650.

Vd: Oskar Svensson.

Omsättning: 3,6 miljarder kronor.

Att införa ett beslutsstöd från noll kan ge upphov till många frågor. Var börjar man? Hur ska företaget tänka? Ett företag som har börjat vandra den vägen är Runsvengruppen, som kanske är mest känt för sin lågprisskedja ÖoB. Kedjan har 93 butiker och har som mål att komma upp i 150 butiker.

För drygt ett år sedan konstaterade företaget att verksamheten blivit så omfattande att det behövdes bättre rutiner för uppföljning av butikernas försäljning. Den har skötts genom papper, samt Excel- och pdf-dokument. Beslutsstödet är en del i omvandlingen till att bli en mer renodlad lågpriskedja och ge stöd i den stenhårda konkurrensen.

– Sedan ett år har vi ett projekt på gång för att automatisera uppföljning och rapportering och att stödja affärsbeslut, centralt och ute i butikerna, säger Peter Adell, it-chef på Runsvengruppen.

Projektet började med att få till stånd ett bättre uppföljnings- och rapporteringsverktyg för hela koncernen – i centrallager och butikssystem – och valet föll på Qlikview.

Runsvengruppen har delat upp införandet i tre faser. Första fasen innefattar varuhuscheferna och ett antal nyckelpersoner, totalt 150 personer. Tyngdpunkten ligger på försäljningsinformation om de 10 000 artiklar som säljs i butikerna – var och vilka varor som säljs.

I fas tvåutökas det till kassasystem, lager och tidsredovisning för att få bättre koll på omsättningshastigheter och lagerrörelser. Båda de här faserna beräknas bli klara under första halvåret i år.

På sikt ska beslutsstödet utökas och totalt kan det bli 500 användare. Den sista fasen är inte definierad men planen är att den ska dras i gång före sommaren. Det kan handla om nya områden eller om att förbättra resultaten av de första två faserna och exempelvis utöka omkostnadsrapporter eller resultatredovisning på butiksnivå.

– På så sätt hoppas vi kunna styra sortimentet efter försäljningen på ett bättre sätt. Exempelvis kunna göra bättre analyser av så kallade destinationsartiklar – det vill säga sådant som får kunderna att åka hit för att handla, säger Peter Adell.